Autor: Dardo Arevalo
Formador Plan Ibirapitá
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El botón Formulario en Excel, útil pero oculto

Todavía no he podido explicarme el hecho de que el programa Excel traiga en forma “oculta” el botón Formulario, dada su gran utilidad. Lo más cercano que he llegado es a considerar que cómo no era muy utilizado, los ingenieros decidieron no mostrarla en la cinta preparada por defecto. De cualquier manera, por suerte, esto tiene solución, y la vamos a explicar.

Como introducción diremos, que el ingreso de datos en una hoja de cálculo es una tarea muy común y muy frecuente cuando estamos diseñando y creando una tabla, por la tanto, el encontrar un método cómodo y práctico para hacerlo es un buen objetivo.

El ingresar datos en las celdas en forma directa, presenta algunas dificultades operativas cuando las mismas desbordan el área visible de la hoja y tenemos que realizar desplazamientos a derecha e izquierda, para lo cual el botón Formulario resulta útil para facilitar esta tarea.

Entonces, para habilitar el botón Formulario, que como decíamos, se presenta oculto por defecto, procedemos de la siguiente manera:

  1. Hacemos clic en ARCHIVO.
  2. Buscamos OPCIONES y damos clic .
  3. Buscamos BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RAPIDO.
  4. En la Lista de comandos disponibles buscamos Formulario y damos clic en el botón Agregar que encontramos en el centro a la derecha.

 

Una vez realizado este procedimiento, nos aparecerá en la vista principal del programa en el botón de Acceso Rápido el botón Formulario.

Cuando comenzamos a ingresar una Tabla en una Hoja de cálculo nueva, colocamos los títulos de los campos que tendrán los registros, realizado esto hacemos clic en el botón Formulario y nos aparecerá una ventana emergente como la que se muestra en figura siguiente.

Formulario

 

En esta ventana nos aparecen los campos de la tabla con un campo adyacente para ingresar los datos en forma cómoda, sin tener necesidad de seleccionar cada celda para ingresar los datos sino que Excel lo hace automáticamente.

Además, como se puede visualizar, tiene incorporadas otras opciones como la de Eliminar registros, Restaurar la tabla, buscar el registro anterior y siguiente y una función muy interesante que es Criterios con la cual se puede buscar dentro de una tabla un registro o registros que coincidan con los datos ingresados.

Por ejemplo al tener la tabla con varios datos y queremos ubicar uno de ellos utilizando el botón Criterios, procedemos así: hacemos clic en criterios y en el campo nombre ponemos el que queremos encontrar. Si no tenemos el nombre completo, ponemos sólo el primer nombre seguido del símbolo * y hacemos clic en Buscar siguiente. El resultado será que nos rellena los campos con la coincidencia que encontró. Ver figura siguiente para ampliar explicación.

Formulario1

 

Sin dudas toda una ayuda para ingresar datos a una tabla que no se merece estar oculta.


 


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