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Evitar errores con validación de datos en Excel

Una de las tareas más comunes en oficinas, empresas o en trabajos estadísticos es la elaboración de bancos de datos. Los bancos de datos pueden ser de infinitas temáticas, pero todos tienen en común que hay que cargarles o adicionarles información en una operativa sistemática que por lo general la realiza personal auxiliar que no está profundamente informado sobre el tema y puede por esta razón cargar datos erróneos, que no condicen con el título de la columna en la se ingresan.

Por ejemplo si estamos creando una nómina de una empresa, vamos a necesitar ingresar el datos sobre el personal, dentro de los que se encuentra el sexo de la misma. Si dejamos librado al azar el formato de este dato, se podrían ingresar palabras como Hombre, Masculino, H, Varon, etc. lo que no sería útil para posteriores informes que debamos extraer de esta base de datos, ya que los mismos deben estar normalizados para poderlos utilizar.

Para solucionar esto en Excel existe una herramienta, que se conoce como Validación de datos la cual consiste en acotar de alguna forma los datos que son permitidos en las celdas de una columna. Es decir si pueden ser números, letras, decimales y lo que es más ajustado si el dato se debe referir exclusivamente a una lista previamente elaborada en la que se detallan las opciones por las se puede optar en el momento de realizar la carga de datos.

En este post mostraremos como realizar este tipo de lista y la validación de datos de una tabla o base datos que estamos elaborando de forma de asegurarnos que el personal encargado de realizar esta operativa no cometa errores utilizando un formato o un valor que no esté permitido.

 

 

Como se puede observar en el vídeo anterior, a través de la realización de una Lista dentro de la Validación de Datos, restringimos la entrada de las opciones de la columna Sexo a Masculino, Femenino y Otros, normalizando de esta manera los resultados posibles.

Obviamente que podemos hacer lo mismo, es decir crear Listas para restringir los valores de las otras columnas cuando sea posible ( el Cargo puede ser uno de ellos en este caso) y además sin ser por medio de listas podemos restringir la validación de datos a números o letras; es decir que en los campos de una columna se pueden ingresar sólo números o sólo letras.


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